27/07/2018 – Ενημέρωση για αλλαγές στην ισχύουσα Εγκύκλιο αναφορικά με τις Επιστημονικές Εκδηλώσεις (Αριθμ. Πρωτ.: 27810/2018)

•Οι εν λόγω αλλαγές θα ισχύσουν από 1-8-2018

•Αιτήματα Τροποποίησης/Ακύρωσης Επιστημονικών Εκδηλώσεων, θα πραγματοποιούνται ηλεκτρονικά από τον ίδιο τον επιστ. φορέα/ εταιρεία προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ, το αργότερο 10 ημερολογιακές ημέρες πριν την ημερομηνία της επιστ. εκδήλωσης. Στο πεδίο με τα σχόλια θα πρέπει να αναφέρεται σε τι αφορά η τροποποίηση του αιτήματος.
Οι τροποποιήσεις των επιστημονικών εκδηλώσεων από τους επιστ. φορείς / εταιρείες θα πρέπει να γίνονται εγκαίρως, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή συμμετοχή των ΕΥ σε αυτές.

•Αναφορικά με αιτήματα συμμετοχών ΕΥ, οι ίδιες οι εταιρείες αρμοδιότητας ΕΟΦ έχουν την δυνατότητα ακύρωσης όλου αιτήματος ή μεμονωμένης συμμετοχής ΕΥ/ αντικατάστασης/ τροποποίησης στοιχείων / προσθήκης εξαίρεσης , το αργότερο 10 ημέρες πριν την έναρξη της εκδήλωσης.

•Καταργείται ο χρονικός περιορισμός αρχικής υποβολής αιτημάτων διοργάνωσης εκδήλωσης των μηνών Ιαν-Απρ-Ιουλ-Οκτ και διατηρείται αυστηρά ο περιορισμός υποβολής τουλάχιστον των 2 μηνών πριν την έναρξη της εκδήλωσης.

•Αναφορικά με την κατάθεση απολογιστικών στοιχείων επιστημονικών εκδηλώσεων 2017 που εκκρεμούν να απολογισθούν, η πλατφόρμα θα παραμείνει ανοιχτή μέχρι 10/9/2018 για αυτό το σκοπό.

•Γενικότερα, τα απολογιστικά στοιχεία διοργάνωσης εκδήλωσης & αιτημάτων συμμετοχών ΕΥ θα κατατίθενται εντός του τρέχοντος έτους του συνεδρίου και μέχρι 1/6/ του επόμενου έτους.

•Αναφορικά με τις χορηγίες για
Ημερίδες: ανέρχονται σε χορηγία έως 5.000€, ανά εταιρεία/χορηγό και για
Επιστημονικές εκδηλώσεις >8 ωρών: σε χορηγία έως 15.000€, ανά εταιρεία/χορηγό.

•Προϋπολογιστικά και Απολογιστικά στα αιτήματα διοργάνωσης εκδήλωσης θα δηλώνονται μόνο τα συνολικά ποσά των προϋπολογισμών & απολογισμών και τα αντίστοιχα ποσά χορηγιών.

•Υπενθυμίζεται ότι οποιαδήποτε υποβολή αιτήματος διοργάνωσης εκδήλωσης/ συμμετοχής ΕΥ / απολογιστικών στοιχείων γίνεται μόνο μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας, μέσα στα χρονικά πλαίσια που ορίζονται από την σχετική εγκύκλιο.
Ως εκ τούτου, τυχόν ενημέρωση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή/και κατάθεσης έντυπου εγγράφου στο πρωτόκολλο του ΕΟΦ δεν αξιολογείται και δεν λαμβάνεται υπόψη.

•Εγκύκλιος: 3.Κανονισμοί: δεν ισχύει το περιθώριο υπέρβασης του προϋπολογισμού κατά 25%.

Απο την Διοίκηση ΔΣ ΕΟΦ